新上五島町社会福祉協議会

はい、デジタル化を進めた理由は、それまで社協内で取っていた情報共有の手段に限界を感じたからです。

それまでは支所に物を持って行ったり手間がかかっていました。メールを送っても添付ファイルをどこに保存したか分からなくなったりしていたので、スムーズな管理ができておらず、困っていたところご提案をいただき、お願いする形になりました。

はい、そうです。コロナ禍の前くらいですね。パソコンは50台の一括導入でしたのでかなり大がかりな作業でしたが、3､4日ほどで無事導入することができました。事前に結構打ち合わせをして、揃えるものは教えていただいていたのと、技術面のサポートまでしっかりしてもらえたので安心してお任せできました。

はい、先ほども話に出たように、以前は共有したいことがあると、移動の手間がかかったりメールで届いたファイルをすぐ見つけられなかったりしていましたが、今では各支所間をパソコンのクラウドを通してつながっているので、フォームを活用することで連絡事項や書類なども全体で共有できています。

ペーパーレス化はまだこれからという部分もありますが、少しずつ進めています。紙ベースのデータをデジタル化することで探すときに検索ができたり、物理的なスペースを節約できるので管理がカンタンになりました。

ただ、書類や使う頻度によっては紙などの物理的な管理の方が良いこともあるので、その辺は上手に併用していきたいと思っています。

なにごとも一遍にはできないので、一つずつ順番によくしていこうという気持ちで取り組んでいます。

社協内のツール的には「サイボウズ」を導入できればと思っているところです。掲示板やファイル管理、スケジュール管理、メッセージ機能などが便利そうですし、組織内でのコミュニケーションがもっとスムーズになれば仕事もしやすくなると思うので。

はい、データの管理やパソコンのアップデートなど、個々で管理方法が定まっていない部分があるので、今後はそれらの管理体制を強化したり、技術的なサポート体制の強化、クラウドの写真の保管場所の拡充など、ひとつひとつ整備していきたいです。